Elektronik arşiv faturası iptali, Gelir İdaresi tarafından sunulan sistemler üzerinden gerçekleştirilir. E-Arşiv faturası iptali için ilgili sistemlere tanımlanmış faturaların kaldırılması gerekir. Ancak bu elektronik arşivlerin kaldırılma işlemi, faturaların ve diğer bilgilerin sisteme girilmesinden sonra ilk 7 günlük süre içinde yapılabilir.
Elektronik arşiv faturası, Vergi Usul Kanununa göre 1 Ocak 2016 tarihinden sonra uygulamaya geçen ve kesilen tüm faturaların ikinci kopyalarının elektronik ortamda saklanması uygulaması ile başlayan sistemdir. E-Arşiv fatura uygulamasının kullanılması, öncelikle hasılat tutarı 5 milyon ve üzerinde olan mükellef kişiler için zorunlu tutulmuştur. 2028 yılından sonra Vergi Dairesinde ve Vergi Usul Kanunu gereğince yapılan her işlemin faturası e-Arşiv olarak kesilmek zorundadır.
E-Arşiv Faturalarının Özellikleri Nelerdir?
Elektronik faturaların özellikleri, şunlardır:
e-Arşiv Faturaları, uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edilebilmektedir.
e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların alıcısına gönderilen kopyası dışında diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik ortamda arşive alınır.
e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturalar, bir sonraki ayın 1. İle 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile GİB ‘e bildirilmek zorundadır.
e-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal edilmiş faturalara yer verilmektedir.
e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen belgelerde, 433 nolu tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun olarak oluşturulması gerekir.
e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
E-Arşiv Fatura Kullanım Yöntemleri Nelerdir?
E-Arşiv kullanma metotları, şunlardır:
Özel Entegrasyon Yöntemi: Vergi Dairesi Başkanlığından alınan özel entegrasyon iznini almış mükellefler tarafından kullanılan sistemdir. Bu sistemin aktifleşmesi için mali mühür sertifikası ile entegratör firmasına başvuru yapılması gerekir.
Bilgi işlem Sistemi Entegrasyon Yöntemi: Kendi veri işleme sistemleri yeterli olan kullanıcıların sistemlerine veri işleyebilmek için kullandıkları sistemdir. Ancak bu sistemin kullanılabilmesi için Vergi Dairesi Başkanlığından izin alınması, izin alındıktan sonra da belirtilen testlerin geçilmesi gerekir.
E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
E-arşiv faturasının faydaları, şunlardır:
E-arşiv kullanmaya başlayan firmalar tercihlerine göre ya da müşterilerinin arzularına göre fatura teslimi yapabilirler.
E-arşiv faturaları, kesilen türlerine göre belirlenen Kanuni Süreleri boyunca saklanabilirler. Kağıt faturalar kadar az zamanları yoktur.
E-arşiv kullanımı yapan şirketler fatura ve fatura yerine geçen belgelerin hem arşivleme hem de tasnif işlerini daha kısa sürede ve daha az maliyetle yapar.
E-Arşiv olarak düzenlenen tüm faturaların üzerlerine “İrsaliye yerine geçer” ibaresinin yapıştırılmasıyla yeniden irsaliye düzenlemek zorunda kalınmaz.
E-Arşiv Fatura Kullanması Zorunlu Sektörler Hangileridir?
E-fatura kullanması mecburi sektörlerin başında perekande sektörü gelir. Şu an Vergi Dairesi Başkanlığı tarafından tek bir zorunluluk getirilmiştir, o da yıllık toplam kazançları 5 milyon ve üzerinde olan mükellefleri kapsar. Bunun dışında kalan tüm sektör veya mağazalar e-Arşiv fatura uygulamasını kullanmak zorunda değildir. Ancak E-Arşiv fatura uygulaması ile işleri kolaylaşan Türkiye’deki tüm firma ve şirketler bu uygulamaya geçmiştir.
